Обработка E-mail

Электронная почта является удобным, максимально простым способом взаимодействия с клиентами. Это неотъемлемый вариант деловой переписки с партнерами, возможность подтверждения заявок, получения рассылок, приглашений. Если вы планируете использовать e-mail в качестве дополнительного инструмента работы с покупателями, бизнес-партнерами, клиентами, то вам потребуется обработка электронной почты, т.е. всей входящей корреспонденции, поступающей на корпоративные электронные почтовые ящики.

Если доверить работу с входящей электронной корреспонденцией операторам контакт-центра на основании договора аутсорсинга, то можно существенно снизить нагрузку на собственный штат сотрудников. Операторы будут обрабатывать все поступающие письма, отсеивая спам, и передавая информацию только по целевым обращениям. Обработка емайл осуществляется в режиме реального времени, т.е. сразу при поступлении писем происходит их обработка – исключается потеря важных сообщений, которые спустя какое-то время могут потерять актуальность. Да и ваши клиенты, партнеры по достоинству оценят оперативную обработку, что, несомненно, будет способствовать росту лояльности

Приём и обработка электронной почты

Обработка e-mail на аутсорсинге операторами контакт-центра включает в себя следующее:

• Прием всей электронной почты. Подразумевается, что через специальное ПО у операторов будет доступ ко всем электронным ящикам компании, с которыми требуется работать в рамках проекта.
• Обработка e-mail. Обработка входящей электронной почты – это первичный диалог с клиентами, если они обращаются в вашу компанию посредством e-mail. Многим удобно использовать данный способ – особенно, если при первичном сообщении требуется отправка каких-либо прикрепленных документов. Операторы выступают тут в качестве первого звена между пользователем и компанией.
• Переадресация входящих писем по отделам. Обычно компания указывает один или несколько адресов электронной почты. Все поступающие обращения фильтруются в соответствии с тематикой сообщений, после чего операторы отправляют письма конкретным специалистами компании заказчика или в отделы (сбыта, доставки, работы с клиентами, техническая поддержка, оптовые продажи и пр.).
• Внесение заявок в CRM систему. Прием и обработка электронной почты включают в себя работу с заявками, поступающими по e-mail. Обычно таким способом оформляют заказы постоянные корпоративные клиенты. Операторы внесут данные по заявкам в CRM-систему заказчика, тем самым ускорив обработку входящей корреспонденции при работе с заказами.

Обработка входящей электронной почты

Обработка электронной почты от клиентов осуществляется в несколько этапов:

1. Фильтрация входящих сообщений. Распределение всех электронных писем по определенным папкам – например, «Спам» с сохранением, а не удалением сообщений, если это требуется заказчику, а также по другим папкам, если у заказчика имеется соответствующая сортировка (по проектам, постоянным клиентам и пр.).
2. Первичная обработка. Операторы вступают в первичный диалог с отправителями, при необходимости помогают в решении вопросов – как правило, отвечают на часто задаваемые вопросы относительно ассортимента, наличия товаров, гарантийных обязательств, условий оплаты и доставки и пр.
3. Пересылка сообщений. Переадресация входящих обращений по отделам, специалистам компании. Нередко клиенты отправляют письма с вложенными документами, с реквизитами и пр., т.е. сообщения, не требующие ответа, но рассматривать их должны те или иные сотрудники компании. Операторы упрощают первичную фильтрацию сообщений, поэтому каждому отделу, сотруднику поступают только те письма, которые им предназначены.
4. Предоставление статистики по проекту. По каждому отчетному периоду или в любое время по запросу заказчик получает детализированную статистику по работе операторов контакт-центра с e-mail.

Порядок и правила обработки электронной почты

В общем случае порядок и правила обработки электронной почты будет одинаковым – заказчик предоставляет доступ ко всем электронным почтовым ящикам, к CRM-системе, к которой мы будем подключаться при внесении заявок, а также контактные данные отделов, специалистов, для которых потребуется переадресация входящих обращений. Далее согласовываются организационные вопросы. Мы готовы оперативно обрабатывать все входящие e-mail в режиме 24/7/365.

Уточнить интересующие вопросы и заказать услуги обработки электронной почты вы можете, связавшись со специалистами контакт-центра по указанному телефону или оставив заявку на сайте. Обращайтесь!

Стоимость услуги «Обработка E-mail» www.dtco.ru/service